Une journée de mariage pour une wedding planner

Une journée de Coordination dans la peau d’une wedding planner çà donne quoi ?

Lorsque je vous dis, que la coordination jour J est pour moi LA clé du succès de votre mariage ce ne sont pas des paroles en l’air : c’est le fruit de mon expérience.
Voici minute par minute, ce qu’il c’est passé au mariage d’E et O et comment ils ont pu profiter de chaque instant.
(Leur lieu de réception était à 1h00 de route de l’église).
Vous êtes prêts pour une journée de coordination dans la peau d’une wedding planner ??

La cérémonie

10h00 – fleuriste: récupérer bouquet de mariée, rejoindre la mariée sur son lieu de mise en beauté. Voir avec elle les derniers détails, briefer le photographe.

12h – retourner chez le fleuriste, récupérer les bouts de bancs, et pétales pour la sortie de cérémonie + compositions pour l’église  + les rubans pour les accrocher aux voitures. (Prévoir un monospace)

12h15 – installer les bouts de bancs (45 min) et la composition.

13h00- Installer les livrets de cérémonie (en garder toujours 3 en plus : mariés, prêtre et organiste). Vérifier que tout est symétrique. repositionner 3 bouts de bancs trop hauts.
13h30 – briefing avec le prêtre
13h40 – vérifier installation chaises des mariés, positionner leur livret de cérémonie.
13h50 – briefing avec le témoin en charge de la musique (se caler pour entrée des invités, puis entrée du marié, puis des enfants puis de la mariée).
Tester le volume, et l’enchainement des musiques.

14h00- accueil des premiers invités

14h05 – trouver et reconnaitre les témoins en charge du ramassage de bouts de bancs + de la sortie de cérémonie (leur montrer où sont les pétales, ou sont les panières pour la quête, les noeuds de voiture.. leur expliquer la déroulé et leur positionnement à la sortie).

14h15 – emmener tous les invités à aller s’installer (famille de la mariée à gauche, famille du marié à droite)
14h20 – lancer la musique pour l’entrée des invités.
14h23- Vérifier que tout le monde est installé. Lancer la musique pour l’entrée du marié.

14h25- entrée du mariée
14h27 – gérer l’entrée des enfants et appeler la mariée pour lui donner le feu vert (elle attends sagement dans la voiture à 2 min de l’église)

14h30 – aider la mariée à sortir de sa voiture, puis vérifier que le photographe est en place. Faire signe pour la musique d’entrée, puis donner le feu vert à la mariée.

La réception

14h31 – partir vers le le lieu de réception.

15H00 – mettre en place le candy bar et raccrocher les éléments de décoration qui sont tombés avec le vent (et trouver une solution invisible pour qu’ils ne retombent pas – fil de nylon accrochés au mur, puis lestés avec des pierres et sur le candy bar). Aider le traiteur avec ses nappes qui volent.

15h30 – Accueillir le DJ, vérifier avec lui espaces, branchements, revoir avec lui animations et déroulé de la journée point par point (lancer de bouquet 18h30, 18h40 animation enfants…)

15h15 – vérifier le plan de table, positionnement des invités, et la décoration, ajuster les derniers détails.

16h00 – appeler photographe et confirmer qu’ils sont bien au lieu des photos, et que tout est ok.
16h05 – rappeler photographe qui ne réponds pas.
16h10- Etre content d’avoir eu le photographe.
16h20- voir une première voiture d’invité arriver et découvrir qu’ils se sont perdus. Les prendre en charge (toilettes, rafraichissement etc).

Cocktail

16h30 – H-1 lancement du cocktail. Vérifier avec DJ branchement et sonorisation extérieurs en place, volume du son, disposition des cables qui traversent le lieu.
16h40 – faire débrancher le spot de lumière en prévision du bar de la soirée (tireuse à bière oblige : il faut une prise électrique).
16h50 – Envisager le plan B en voyant finalement l’espace que prends le DJ, pour une nouvelle configuration de la salle en soirée . (On avait pas dis 3 mètres sur 2 ??)

17h00- Premières voitures des invités, courir informer traiteur et le dj.
17h05 – ramasser décoration du traiteur qui à foutu le camp avec le vent. repositionner.
17h10 – accueillir les premiers invités.
17h30 – mariée à moins de 2 min du lieu.
17h31- demander aux invités de se mettre sur le côté pour l’entrée de la mariée.
Chercher la photographe pour l’entrée de la voiture des mariés.
17h32 – arrivée des mariés.

17h40 – Lancement du cocktail. répondre aux témoins, amis, familles (toilettes ? animations ? vestiaire ? espace enfants ? baby-sitter ?).
18h10 – Annoncer aux mariés que les photos de groupe vont commencer, puis le lancer de bouquet.
18h15- aller voir tous les invités pour leur demander de venir se placer pour les photos.
18h30 – lancer de bouquet : voir avec le dJ pour annoncer au micro le lancer et avec la photographe pour la lumière.

18h35- regarder la bagarre

18h37- aller chercher le matériel pour l’animation suivante : chaises, panneaux « elle et lui ».
18h40- annoncer jeu des enfants
19h00- jeu des enfants, trouver les enfants et réussir à garder les invités au bon endroit (et garder les enfants !)

19h15 – jeu des enfants.
19h30- verser une larme sur le petit mot des enfants pour leurs parents.

19h35 – vérifier avec traiteur h-25 min lancement du repas.
19h45-  Inviter les convives à trouver leur place (plan de table, dernière cigarette etc). Demander à traiteur d’arrêter de servir le cocktail car les invités ne viendront pas s’installer, tant que le champagne coulera à flots 🙂

19h30- repeter
19h45- repeter
19h50- Repeter
19h51 – inviter les mariés à aller se « cacher » pour leur entrée (tant que les mariés sont présents, les invités ne suivent  pas c’est une règle d’or).

Diner

19h52- voir les premiers invités assis 🙂
19h58- voir la moitié des invités assis
20h00- Voir les premiers invités qui s’étaient installés ressortir du coup.
20h01- annoncer que les mariés attendent les invités + voir traiteur pour annoncer arrivée des mariés imminente et envoi entrée d’ici 2 min.

20h10- Invités assis. Voir DJ pour lancer l’entrée des mariés, voir mariés pour signaler leur entrée et vérifier make-up mariée.

20h11_ Faire signe au dj, ouvrir la porte, se faxer dans le mur pour laisser les mariés rentrer sans être vue en photo.

20h17- mariés assis, envoi de l’entrée.
20h30- première animation prévue.
20h45- lancement réel première animation car il y a avais des crevettes à décortiquer en entrée : donc le temps de repas est un peu allongé.
20h46- enchainer animations avant que les fumeurs s’éclipsent.
20h50- voir si le cuisiner est prêt pour l’envoi du plat
20h55 – envoi du plat, aller dehors informer les fumeurs et invités qu’ils sont servis.

21h30 – deuxième animation 
22h- envoi fromage. Vérifier que fontaine de champagne et que le service du dessert sont prêt dans l’autre salle du domaine.
Vérifier que la sono est prête, faire des essais.
22h30 – inviter les convives au dessert
22h40 – nettoyer salle repas.
22h45- aider la grand-mère adorable de la mariée qui se déplace difficilement à assister a la fontaine de champagne, jouer des coudes, lui trouver une place assise. Aller chercher une deuxième chaise, et recommencer avec la grand-mère du marié.

Apprécier le moment.

23h00- vérifier salle de réception est ok, et l’envoi dessert en assiette prêt.
23h15 – passer parmi les invités pour leur proposer des macarons , changer de métier 2 sec. Etre attrapée par la maman du marié pour des compliments. Etre emue et être reconnaissante de vivre cette vie.
23h20 – continuer à passer parmi les invités avec les macarons, ne pas en manger.
23h30- inviter les convives à passer à table de nouveau pour leur dessert, préparer ouverture du bal.

23h50- inviter les invités à bouger leurs tables pour libérer une piste de danse.

Ouverture de bal

00h15- Ouverture du bal, verser une deuxième larme.

00h25- installer l’espace de boissons de la soirée, se bagarrer avec la tireuse à bière, rapporter de l’eau à la table des mamies. 
00h30- ouverture du  bal officielle avec les invités
00h40 – vérifier les derniers détails avant de filer.
1h00- faire un bisou au mariés, leur donner les dernières infos (frigo, boissons, percolateur..)

1h05 – partir le sourire au lèvres et avec des pieds à remplacer. remercier l’équipe exceptionnelle des prestataires présents 🙂
 
Vous pouvez retrouver les photos de leur mariage, et tous les prestataires ICI

Vous souhaitez que je prenne en main votre jour J ? Contactez-moi ici 🙂

Vous hésitez encore ? Découvrez l’article de la Mariée en colère sur les jours J ICI.